Jouw prefrontale cortex is jouw denkbrein. En jouw denkbrein wordt graag goed gebruikt. Als de taak waar je mee bezig bent te simpel is, gaat je denkbrein op zoek naar andere prikkels. Daardoor ben je vatbaarder om afgeleid te worden.

Noradrenaline, een neurotransmitter in ons hoofd, zorgt ervoor dat we aandacht hebben voor datgene waar we mee bezig zijn. Het noradrenalineniveau hangt samen met de complexiteit van de taak. Is het niveau te laag, dan laat je je sneller afleiden. Is het niveau te hoog, dan kun je stress ervaren.

De conclusie: als je je makkelijk laat afleiden, kan het zijn dat je taak te eenvoudig is voor je denkbrein en je noradrenalineniveau te laag is. De oplossing is dan om je taak uitdagender te maken. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de taak sneller uit te voeren of door een vorm van multitasken toe te voegen, zoals muziek luisteren tijdens een eenvoudige taak.

Let op: met multitasken bedoelen we hier dat je er een taak op de automatische piloot naast kunt doen. Dat kan helpen om je focus te vergroten. Dit is niet hetzelfde als switchtasken, waarbij je steeds wisselt tussen taken die allebei bewuste aandacht vragen. Bij switchtasken maak je meer fouten en kost een taak vaak veel meer tijd.

Dat switchtasken slecht is voor je concentratie, heeft ermee te maken dat er bij het wisselen van taak altijd een aandachtsresidu in je denkbrein achterblijft. Een deel van je aandacht blijft dan nog hangen bij de vorige taak, waardoor je je niet volledig kunt focussen op de nieuwe taak.

“Als je wisselt van taken, ben je af”, aldus Mark. En hoe complexer de taak was, hoe langer die in je hoofd blijft hangen nadat je ermee gestopt bent.

Het advies is dan ook: minimaliseer taakwisselingen. Bij denkwerk is serieel werken vaak effectiever dan parallel werken. Bepaal aan het begin van de dag wat je drie belangrijkste doelen zijn en doe die als eerste. Rond taken zoveel mogelijk af en begin niet aan een taak als je geen ruimte hebt om deze ook daadwerkelijk af te handelen.

We hebben dagelijks enorm veel gedachten. Hoe zorgen we ervoor dat we niet blijven malen? Als er taken door je hoofd schieten die je nog moet doen, schrijf ze dan op in een vast opschrijfsysteem. Dat is ook het devies van David Allen, bekend van het boek Getting Things Done: op papier is uit je hoofd.

Als je piekert, gun jezelf dan een piekerkwartier waarin je je gedachten opschrijft. Daarnaast kunnen checklists en routines helpen om meer denkcapaciteit over te houden.

Productiviteit is niet één-op-één verbonden met het aantal uren dat we ergens aan besteden. Er is een tipping point. Op een gegeven moment zorgt het maken van meer uren juist voor lagere productiviteit.

Dit heeft te maken met de eerder beschreven noradrenaline, die je aandacht richt, én met acetylcholine, een stofje dat helpt om afleidende prikkels te blokkeren. Als je te lang doorwerkt, teer je in op je reserves. Daarom zijn pauzes zo belangrijk. De tijd die je met een pauze verliest, is vaak minder dan het productiviteitsverlies dat ontstaat wanneer je te lang doorwerkt.

De pomodoro-techniek, vernoemd naar een kookwekker in de vorm van een tomaat, gaat uit van korte werkblokken met regelmatige pauzes. Na 25 minuten werken neem je een paar minuten pauze. Bij complexe taken is het advies om na ongeveer 90 minuten een langere pauze van zo’n 15 minuten te nemen.

Het beste is om tijdens je pauzes geen nieuwe informatie op te nemen. Ga dus niet op je telefoon scrollen of Facebook bekijken, maar doe even helemaal niets. Dat is niet altijd makkelijk, want onze telefoon trekt snel de aandacht. Rustig bewegen tijdens een pauze, zoals wandelen, is juist perfect.

Neem dus voldoende pauzes om productief te kunnen blijven. Werk ook niet structureel te lang door, want dat is uiteindelijk nadelig voor je productiviteit. Er zijn voorbeelden van Scandinavische bedrijven die zijn overgestapt van acht naar zes uur werken per dag, waarbij de productiviteit niet daalde, mensen efficiënter werkten en zich minder vaak ziek meldden.

Picasso zei ooit: “Without great solitude no serious work is possible.” En dat onderstreept Mark Tigchelaar ook in zijn boek.

Als je complexe taken moet uitvoeren, is het belangrijk om te focussen en dus om niet continu onderbroken te worden. Een praktische tip is om met elkaar af te spreken via welk kanaal urgente berichten worden gestuurd en om verder zoveel mogelijk notificaties van apps uit te zetten.

Ook adviseert hij om je werk bewust te plannen. Weet je dat je een dagdeel veel onderbrekingen zult hebben? Plan dan simpele taken in. Kun je je een dagdeel terugtrekken? Gebruik dat moment dan voor complexe taken waar echte focus voor nodig is.

In kantoortuinen is vaak meer afleiding. Als een collega naast je aan het praten is, kan dat veel invloed hebben op je concentratie en productiviteit. Maak daarom bespreekbaar welke afspraken jullie willen naleven in de kantoortuin. Denk aan stilteblokken, stilteruimtes of het gebruik van een noise-cancelling koptelefoon om je beter te kunnen afsluiten.

Thuiswerken helpt veel mensen om ongestoord aan complexe taken te werken.